Organización y Sistemas.

Organización y Sistemas: 

Su función principal es optimizar los procesos administrativos, siendo su tarea permanente evaluar la operatividad y/o vigencia de los manuales de Organización y Sistemas, normas y procedimientos, asi de igual manera formularios e instructivos implantados con la finalidad de lograr la agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos los cuales asi lo requieran.

Orígen y Antecedentes:

Su orígen se vincula por una parte a hechos que se remontan al año 1821 donde gracias a los esfuerzos de reorganización administrativa cuya finalidad era racionalizar y hacer mas eficientes los procesos y principios de la administración en el contexto de la aparición de la era moderna y por otra parte el establecimiento pleno del proceso de modernización administrativa que se iniciaria en 1965.

En cuanto a la evolución que ha seguido se puede dividir en dos periodos importantes ; el primero referente a su orígen y formación y la segunda haciendo enfasis en su consolidación.

El primer período comprende de 1917 a 1964 donde se comienza con la creación de los departamentos administrativos y finaliza con la incorporación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período tiene la caraterística de resaltar por la confusión y el parcialismo, ya que se mezcló la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funcionalidades para el mejoramiento administrativo, debido a que estas se encargan de racionalizar el uso y aprovechamiento de los recursos.

El segundo periodo se inicia a partir del año 1965 y es allí donde se comenza con la modernización de la administración y por ende introducen técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y logran asi la consolidación en el mecanismo de revisión permanente, tanto de la estructura administrativa, como del funcionamiento como tal.

Cabe destacar que las unidades de Organiazacion y Sistemas se legalizan a patir del año 1971.

En estos ultimos años Oraganización y Sistemas no solo se ha consolidado por medio del apoyo politico y legal que se les otorga, sino también por su funcionalidad en la práctica.

Definicion:

Es importante tomar en cuenta la definición de cada uno de estos terminos por separdos para entender la definición compleja de Organización y Sistemas.

Pues bien, entendemos por "Sistema" aquel conjunto de elementos conectados entre sí para realizar un fin o una meta. Mientras que por "Organización", es aquella agrupacion de individuos con fines comunes. Por otra parte los sistema pueden operar tanto en serio como en paralelo.

Una organización podrá ser vista como un sistema, un subsistema o un super sistema, esto va a depender del enfoque de la percepción. En definitiva un sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo dado en ciertos numero de restricciones.

Debido a todo lo planteado entoces se podría decir que "Organización y Sistemas" es la ciencia que estudia aquellos procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema.

Naturaleza de las Funciones de la Unidad de Organización y Sistemas

Funciones

El funcionamiento del sistema de Organización y sistemas, varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

Características de los Analísis de Organización y Sistemas:

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

• Conocer el hecho o la situación que se analiza.
• Describir tal hecho o situación.
• Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
• Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
• Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
• Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Perfil del Analista: Realizar estudios para la caracterización de la organización, diagnósticando, analizando, revaluando el desarrollo e implantación de normas, procedimientos, métodos de trabajo, administración del tiempo y del espacio y la evaluación del funcionamiento de los sistemas de registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y lograr la administración eficiente de los recursos de la organización.

Funciones, Actividades y Tareas:

Analiza, diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia de organización y sistematización de los procesos administrativos.
Entrevista y/o aplica cuestionarios al personal de la Institución.
Analiza y redacta la información relacionada con las entrevistas y aplicación de cuestionarios.
Elabora cronogramas de trabajo.
Participa en comisiones técnicas del área
Orienta y evacúa consultas técnicas en el área de su competencia.
Redacta informes técnicos para diagnósticos y proposiciones.
Participa en la implantación y seguimiento de los sistemas, procedimientos o estructuras organizativas propuestas.
Sostiene reuniones con el personal de las unidades involucradas.
Entrena a los usuarios en nuevas técnicas y procedimientos a implementar.
Participa en el diseño de estructuras organizativas y/o funcionales de la organización.
Diseña y analiza gráficos, organigramas, flujogramas de proceso, formularios e instructivos.
Realiza estudios de métodos de trabajo, procedimientos, utilización de espacios, equipos y sistemas de registro y documentación.
Elabora manuales de organización, normas y procedimientos.
Elabora propuestas para el mejoramiento de los sistemas administrativos vigentes en las distintas dependencias.
Somete los manuales a revisión por parte del supervisor inmediato.
Corrige y/o adapta los procedimientos, estructuras y funciones de acuerdo a las revisiones realizadas.
Diseña métodos y procedimientos de sistemas de registro y documentación.
Hace seguimiento a planes, programas y proyectos organizacionales.
Participa en la elaboración de planes, programas y proyectos organizacionales.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Recaba información relativa a los procesos técnicos y administrativos, funciones y actividades de las unidades en estudio.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1. Ámbito del desempeño, materiales y responsabilidades:

• Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

Dinero:

• Ninguna.

Información Confidencial:

• Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

Toma de decisiones:

• Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo.

Supervisión:

• El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y no ejerce supervisión.

Relaciones Internas y Externas:
Relaciones Internas:

• El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la organización objeto de análisis de estructuras, procedimientos, etc., y con el Jefe de Organización y Métodos, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

Relaciones Externas:

• Ninguna.

2.- Condiciones ambientales y Riesgos de Trabajo:
Ambiente de Trabajo:

• El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

Riesgo:

• El cargo está sometido a riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

Esfuerzo.

• El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periodicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- Perfil del cargo:

Educación y experiencia:

A) Educación:

• Licenciado en Administración o Ingeniero Industrial o sus equivalentes.

Experiencia:

• Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo y estratégico en el área de organización y métodos.

B) Educación:

• Técnico Superior Universitario en Administración, Mención Organización y Sistemas.

Experiencia:

• Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo y estratégico en el área de organización y métodos.

Conocimientos, habilidades y destrezas:

Conocimientos en :

• Diseño de sistemas y elaboración de manuales.
• Estructuras y procedimientos organizacionales.
• Redacción de procedimientos.
• Computación básica.

Habilidad para:

• Elaborar flujogramas, organigramas y formularios.
• Sistematizar procesos.
• Analizar estructuras organizativas, procedimientos y métodos de trabajo.
• Plantear el desarrollo de nuevos sistemas.
• Trabajar en grupo.
• Redactar informes técnicos

Destrezas en:

• El manejo de equipo de computación y equipo común de oficina.

Adiestramiento requerido:

• Análisis de procedimientos.
• Actualización en el área de análisis organizacional.
• Elaboración y aplicación de encuestas y entrevistas.
• Entrenamiento en el sistema de su unidad.