Organimetría

Organimetría.

Definición:

Se puede decir que no es mas que una herramienta para representar una organización y a su vez las relaciones formales internas y externas. Dicha herramienta se basa en  una estructura materializada en un papel, aunque hoy día por el avance de las tecnologías este término se ha venido modificando, pues ahora se encuentra de forma electrónica.

Existen múltiples modelos del Proceso Administrativos; desde el básico de 4 fases (planificación, organización, dirección y control) hasta los modelos que distinguen una Mecánica Administrativa (previsión, planeación y organización) y una Dinámica Administrativa (integración, dirección y control). En ambos casos podemos establecer que la Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Este proceso de organización puede resumirse en:

•Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

•Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

Estas fases se suceden, es decir que la Estructura Organizacional es producto del Diseño Organizacional. En este escenario la Organimetría representa lo que el Diseño y la Estructura Organizacional han establecido en la Organización Formal.

La organimetría cuenta con dos instrumentos importantes:

• El Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una organización, en el cual se muestran las relacones que guardan entre sí los órganos que la componen. Representa las estructuras departamentales y enalgunos casos, las personas que las dírigen, se hace en esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

• El Flujograma: Son representaciones gráficas de los procesos, en que se muestran las diferentes integaciones de cada uno de los procesos que tienen con otros y las unidades administrativas que involucran.

Utilidades de los organigramas.

Son útiles instrumentos de organización, puesto que proporcionan imágen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial.

Algunas de las principales razones por las que los organigramas de gran utilidad son las siguientes:

• Representan un elemento técnico, valiosos para el análisis organizacional.
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales referenciales de la comunicación.
• La naturaleza líneal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
• Las relaciones que exísten entre los diversos puesto de la empresa en cada departamento o sección de la misma. 

Tipos de Organigramas.

Según las clasificaciones planteadas en el libro "Organización de Empresas" de E. Franklin y De Zuani en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones", consideran lo siguiente: 1) por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por presentación o disposición gráfica.

• Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: 

Micro administrativos: Corresponde a una sóla organización y puede referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que lo conforman.

Macro administrativo: Involucran a mas de una organización.

Meso administrativo: Ellos agrupan a una o mas organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Este término mesoadministrativo viene de una convención utilizada en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

• Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas.

Informativo: Se diseñan con la finalidad de ser puesto a disposición de todo público, es decir, como información accedible a todo tipo de persona.

Analítico: Sirven para analizar determinados aspectos del comportamiento oraganizacional, como también de cierto tipo de información que permite la visión global de la misma, tales son los casos de analísis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, entre otras.

Formal: Representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización aprobada por escrito.

Informal: Se considera como un modelo planificado pero que no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

• Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas.

Generales: Contienen información representativa de una oraganización, hasta determinado nivel jerárquico según su magnitud y características.

Específicos: Muestra en forma particular la estructura de un área de la organización.

• Por su contenido: Este grupo se divide en tres grupos de organigramas.

Integrales: Ellos representan gráficamente todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencias.

Funcionales: En este se visualiza las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y representar a la organización en forma general.

De puestos, plazas y unidades: Aquí se nombran las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas exístentes con el nombre del que ocupa el puesto.

• Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas.

Vérticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del que posee mayor jerarquía, está en la parte superior y de allí partan hacía abajo los diferentes niveles de jerarquía en forma escalonada.

Horizontales: Las unidades se colocan de izquierda a derecha y colocan el de mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forrma de columna, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas horizontales.

Mixtos: Se utilizan combinaciones vérticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se puede utilizar cuando las organizaciones tienen un gran número de unidades.

De bloque: Este se deriva de los vérticales y ellos tienen la finalidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura permiten que aparezcan unidades en los últimos níveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de organigrama el de mayor jerarquía se ubica en el centro de una seríe de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacía los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo y las relaciones jerárquicas estan indicadas por líneas que unen.

Símbolos y Referencias convencionales de mayor uso en un organigrama.

A  continuación se presentan los diversos modelos de simbología que se pueden encontrar en distintas organizaciones.

- Las líneas llenas vérticales indican autoridad. Las horizontales señalan especialización y correlación.

- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y éncima del recuadro indica mando.

- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la fígura geométrica (cuadrado, rectángulo o incluso círculo), indica relación de apoyo. Al igual que, las líneas llenas sin interrupciones son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía de jerarquía.

- Las líneas de punto o discontinúas son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

- Fíguras geométrica con un recuadro indica condición especial o autonóma.

- Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se valla a resaltar.

- Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

- Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

Críterios para la elaboración de un Organigrama.

• Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros y puestos.
• No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
• Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre de la persona que lo ocupe.
• Los organigramas no pueden representar un número muy grande d elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, los hace confuso.

El organigrama debe contener los siguientes datos:

• Título de descripción condensada de las actividades.
• Nombre del funcionario que formuló las cartas.
• Fecha de formulación.
• Aprobación (del presidente, vice-presidente ejecutivo, entre otros).
• Leyenda ( explicación de líneas y simbolos especiales.

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vértical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacía abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las secciones se indicarán por medios de las líneas horizontales paralelas que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección.

En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institución, segundo del nombre del departamento y el título del organigrama , así como el ángulo superior derecho le fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

• Los datos que deben recogerse.
• Las fuentes de información .
• Los métodos de recogerlos.
• Debe determinarse el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades

• El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.
• Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
• Se investigarán los puestos que correspondan a cada órgano y las plazas que comprendan cada puesto.

Información sobre las relaciones.

• Debe precisarse con que otros órganos y el tipo de relaciones que tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativas.

Información sobre funciones o labores.

• Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar presentadas en el organigrama.

Ls elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

• Planeación de una organización nueva.
• Representación de una organización existente

Las fuentes de Información.

En el caso de una organización exístente, las fuentes de información pueden ser:

• Los archivos de la institución.
• Los empleados y funcionarios.
• Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos.

• Investigación documental.
• Cuestionarios escritos.
• Entevistas con jefes y empleados.
• Observación directa del lugar donde se desarrolla el trabajo.

Registros de los datos.

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su analísis y su tabulación en tal caso.

Analísis de los resultados.

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de interpretación. Analizada e interpretada y confirmada toda la información de un organigrama.