Normalización.
La Normalización se puede definir como una actividad de conjunto, orientada por un compromiso de alcanzar el consenso que equilibre las posibilidades del productor y las exigencias o necesidades del consumidor. Se establece con respecto a problemas actuales o potenciales, disposiciones dirigidas a la obtención del nivel óptimo de orden. Cabe resaltar que para ISO que significa en inglés (Internacional Organization for Standardization),(Organización Internacional para la Normalización) en español, la normalización es definida como “Actividad que consiste en establecer, con respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado. Bajo este contexto una norma es el “documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que provee, para el uso común y repetido, reglas, lineamientos o características de algún proceso o su resultado, con el fin de lograr un óptimo grado de orden en un contexto determinado. Las normas deben basarse en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia, y deben estar orientadas a promover un óptimo de beneficios comunitarios”.
La Normalización consiste en procesos de elaboración, edición y aplicación de normas.
Las Normas ISO.
La ISO (Organización Internacional para la Normalización) es la entidad internacional encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo. Cuenta con sede en Ginebra, y es una federación de organismos nacionales entre los que se incluyen AENOR en España, DIN en Alemania, AFNOR en Francia... Entre las normas ISO más utilizadas se encuentran las referentes a las medidas de papel (ISO 216, que contempla los tamaños DIN-A4, DIN-A3, etc.), los nombres de lenguas (ISO 639), los sistemas de calidad (ISO 9000, 9001 y 9004), de gestión medioambiental (ISO 14000), ISO/IEC 80000 para signos y símbolos matemáticos y magnitudes del sistema internacional de unidades, etcétera. Otras curiosas son la ISO 5775 para marcar los neumáticos y las llantas de bicicleta, ISO 9660 para sistemas de archivos de CD-ROM e ISO 7810 para definir el estándar internacional de las tarjetas de identificación electrónica tipo Visa. Actualmente a nivel mundial las normas ISO son requeridas, debido a que garantizan la calidad de un producto mediante la implementación de controles exhaustivos, asegurándose de que todos los procesos que han intervenido en su fabricación operan dentro de las características previstas. Estas normas fueron escritas debido de que la calidad de un producto no nace de controles eficientes, si no de un proceso productivo y de soportes que operan adecuadamente. De esta forma es una norma que se aplica a la empresa y no a los productos de esta. Su implementación asegura al cliente que la calidad del producto que él esta comprando se mantendrá en el tiempo. En la medida que existan empresas que no hayan sido certificadas constituye la norma una diferenciación en el mercado. Sin embargo con el tiempo se transformará en algo habitual y se comenzará la discriminación hacia empresas no certificadas. Esto ya ocurre hoy en países desarrollados en donde los departamentos de abastecimiento de grandes corporaciones exigen la norma a todos sus proveedores.
La Organización Internacional de Normalización (ISO), nace luego de la Segunda Guerra Mundial (creada en 1946), la cual se encarga de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Es una red de los institutos de normas nacionales de 146 países, sobre la base de un miembro por el país, con una Secretaría Central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con base en Ginebra, Suiza, está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento ambiental. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país
Principales Normas ISO 9000
Para poder reflejar los modernos enfoques de gestión y para mejorar las prácticas organizativas más habituales se ha considerado muy útil y necesario introducir cambios estructurales en las normas, manteniendo los requisitos esenciales de las normas vigentes, la familia de Normas ISO esta constituida por tres normas básicas, complementadas con un número reducido de otros documentos (guías, informes técnicos y especificaciones técnicas). Las tres normas básicas son:
ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad - Conceptos y Vocabulario.
ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad - Guía para llevar a cabo la mejora.
Ventajas e inconvenientes de la certificación ISO 9000
En mi opinión, los argumentos indicados en favor y en contra de las ISO 9000 resumen buena parte del debate sobre los beneficios y los inconvenientes que las empresas asocian a estas normas. Resaltan también que la relevancia y la rentabilidad de una certificación dependen grandemente del contexto específico: tanto de las demandas y oportunidades exteriores como de las necesidades y posibilidades internas. Así pues, no debe sorprendernos que sigan existiendo numerosas compañías que a pesar de su alta calidad y éxito comercial no poseen una certificación ISO 9000. De hecho, el lábel "ISO" constituye simplemente una forma de desarrollar y mantener un sistema de la calidad, de operar el proceso de aseguramiento de la calidad y de participar en una espiral de mejoras continuas. Pero constituye también un método muy visible por el mundo exterior (a diferencia de otros sistemas de la calidad) y que fija las perspectivas muy claramente para los trabajadores de una empresa.
A mi parecer, se evoluciona gradualmente y con mayor rapidez en algunos países europeos que en otros, hacia una situación en las que las ISO 9001 o 9002 pasarán a estar consideradas como un requisito "mínimo" de la calidad para las empresas del sector productivo. Este ya es el caso de algunos sectores industriales en algunas regiones europeas. Esta idea penetra también en el sector de servicios comerciales, si bien a un ritmo menor y de manera menos homogénea (debido en general a que la relevancia del certificado no resulta obvia, o por la existencia de alternativas interesantes, p.e. normas específicas sectoriales). No obstante, no podemos aún vaticinar si la implantación de las ISO 9000 en el sector público no lucrativo (incluyendo el mundo de la enseñanza) será fuerte o no. Ello depende de su idoneidad, su interpretación y sus costes, y de la cultura de la calidad en las correspondientes organizaciones.
La norma ISO 14000
La norma ISO 14000 no es sino un conjunto de documentos de gestión ambiental que, una vez implantados, afectará todos los aspectos de la gestión de una organización en sus responsabilidades ambientales y ayudará a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico. Los estándares son voluntarios, no tienen obligación legal y no establecen un conjunto de metas cuantitativas en cuanto a niveles de emisiones o métodos específicos de medir esas emisiones. Por el contrario, ISO 14000 se centra en la organización proveyendo un conjunto de estándares basados en procedimiento y unas pautas desde las que una empresa puede construir y mantener un sistema de gestión ambiental. En este sentido, cualquier actividad empresarial que desee ser sostenible en todas sus esferas de acción, tiene que ser consciente que debe asumir de cara al futuro una actitud preventiva, que le permita reconocer la necesidad de integrar la variable ambiental en sus mecanismos de decisión empresarial. Por eso podemos decir que esta norma se compone de 5 elementos, los cuales se relacionan a continuación con su respectivo número de identificación:
Sistemas de Gestión Ambiental (14001 Especificaciones y directivas para su uso - 14004 Directivas generales sobre principios, sistemas y técnica de apoyo.)
Auditorias Ambientales (14010 Principios generales - 14011 Procedimientos de auditorias, Auditorias de Sistemas de Gestión Ambiental - 14012 Criterios para certificación de auditores)
Evaluación del desempeño ambiental (14031 Lineamientos - 14032 Ejemplos de Evaluación de Desempeño Ambiental)
Análisis del ciclo de vida (14040 Principios y marco general- 14041 Definición del objetivo y ámbito y análisis del inventario - 14042 Evaluación del impacto del Ciclo de vida- 14043 Interpretación del ciclo de vida - 14047 Ejemplos de la aplicación de iso14042- 14048 Formato de documentación de datos del análisis)
Etiquetas ambientales (14020 Principios generales- 14021 Tipo II - 14024 Tipo I - 14025 Tipo III)
Términos y definiciones (14050 Vocabulario)
Principios de las Normas ISO 14000.
Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas sobre la base de los siguientes principios:
Formularios.
Podemos decir que un formulario es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmision de registro y control de la informacion relacionada con las operaciones de la organización. En su aspecto físico o material, podemos calificarlo como un instrumento que contiene datos impresos o fijos en espacios en blacos, en donde se escribiran datos variables, que serviran para realizar una serie de datos operaciones de diversa indole, o como también un documento impreso destinado a que sea llenado con datos con un fin determinado y en un orden preestablecido. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice. Hasta la aparición de los formularios, en la mayoría de las ocasiones era el propio solicitante que tenía que escribir en un documento en blanco no sólo sus datos personales, sino los motivos por los que se realizaba la petición, por lo que en muchas ocasiones había errores de contenido o la petición que se solicitaba era confusa y la persona tenía que volver a tramitar otra vez el documento, ya fuera este u otros motivos, llevaron a la administración y a las empresas a elaborar una serie de documentos tipo en los que estuviera ya la información o el tipo de petición que se necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario de registro y, al mismo tiempo, a la administración a la empresa la búsqueda de la información que este requiriese. El usuario solo tendría que rellenar algunos espacios con sus datos y marcar, entre las opciones que se le ofrecen, la que más se ajuste a sus necesidades.
Existen infinidad de formularios para todo tipo de necesidades de cualquier persona. Ya sea para tramitar una baja o un alta laboral, una petición de subvenciones, la creación una empresa, etc. lo que sí es importante tener en cuenta es preguntar siempre en la zona de información cual es el formulario que necesitaremos en concreto, para evitar rellenar uno que, al final, no nos sirva para nuestro interés. La importancia de los formuiarios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la organización y con todos sus niveles.
La Normalización se puede definir como una actividad de conjunto, orientada por un compromiso de alcanzar el consenso que equilibre las posibilidades del productor y las exigencias o necesidades del consumidor. Se establece con respecto a problemas actuales o potenciales, disposiciones dirigidas a la obtención del nivel óptimo de orden. Cabe resaltar que para ISO que significa en inglés (Internacional Organization for Standardization),(Organización Internacional para la Normalización) en español, la normalización es definida como “Actividad que consiste en establecer, con respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado. Bajo este contexto una norma es el “documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que provee, para el uso común y repetido, reglas, lineamientos o características de algún proceso o su resultado, con el fin de lograr un óptimo grado de orden en un contexto determinado. Las normas deben basarse en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia, y deben estar orientadas a promover un óptimo de beneficios comunitarios”.
La Normalización consiste en procesos de elaboración, edición y aplicación de normas.
La ISO (Organización Internacional para la Normalización) es la entidad internacional encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo. Cuenta con sede en Ginebra, y es una federación de organismos nacionales entre los que se incluyen AENOR en España, DIN en Alemania, AFNOR en Francia... Entre las normas ISO más utilizadas se encuentran las referentes a las medidas de papel (ISO 216, que contempla los tamaños DIN-A4, DIN-A3, etc.), los nombres de lenguas (ISO 639), los sistemas de calidad (ISO 9000, 9001 y 9004), de gestión medioambiental (ISO 14000), ISO/IEC 80000 para signos y símbolos matemáticos y magnitudes del sistema internacional de unidades, etcétera. Otras curiosas son la ISO 5775 para marcar los neumáticos y las llantas de bicicleta, ISO 9660 para sistemas de archivos de CD-ROM e ISO 7810 para definir el estándar internacional de las tarjetas de identificación electrónica tipo Visa. Actualmente a nivel mundial las normas ISO son requeridas, debido a que garantizan la calidad de un producto mediante la implementación de controles exhaustivos, asegurándose de que todos los procesos que han intervenido en su fabricación operan dentro de las características previstas. Estas normas fueron escritas debido de que la calidad de un producto no nace de controles eficientes, si no de un proceso productivo y de soportes que operan adecuadamente. De esta forma es una norma que se aplica a la empresa y no a los productos de esta. Su implementación asegura al cliente que la calidad del producto que él esta comprando se mantendrá en el tiempo. En la medida que existan empresas que no hayan sido certificadas constituye la norma una diferenciación en el mercado. Sin embargo con el tiempo se transformará en algo habitual y se comenzará la discriminación hacia empresas no certificadas. Esto ya ocurre hoy en países desarrollados en donde los departamentos de abastecimiento de grandes corporaciones exigen la norma a todos sus proveedores.
Principales Normas ISO 9000
Para poder reflejar los modernos enfoques de gestión y para mejorar las prácticas organizativas más habituales se ha considerado muy útil y necesario introducir cambios estructurales en las normas, manteniendo los requisitos esenciales de las normas vigentes, la familia de Normas ISO esta constituida por tres normas básicas, complementadas con un número reducido de otros documentos (guías, informes técnicos y especificaciones técnicas). Las tres normas básicas son:
ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad - Conceptos y Vocabulario.
ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad - Guía para llevar a cabo la mejora.
En mi opinión, los argumentos indicados en favor y en contra de las ISO 9000 resumen buena parte del debate sobre los beneficios y los inconvenientes que las empresas asocian a estas normas. Resaltan también que la relevancia y la rentabilidad de una certificación dependen grandemente del contexto específico: tanto de las demandas y oportunidades exteriores como de las necesidades y posibilidades internas. Así pues, no debe sorprendernos que sigan existiendo numerosas compañías que a pesar de su alta calidad y éxito comercial no poseen una certificación ISO 9000. De hecho, el lábel "ISO" constituye simplemente una forma de desarrollar y mantener un sistema de la calidad, de operar el proceso de aseguramiento de la calidad y de participar en una espiral de mejoras continuas. Pero constituye también un método muy visible por el mundo exterior (a diferencia de otros sistemas de la calidad) y que fija las perspectivas muy claramente para los trabajadores de una empresa.
La norma ISO 14000 no es sino un conjunto de documentos de gestión ambiental que, una vez implantados, afectará todos los aspectos de la gestión de una organización en sus responsabilidades ambientales y ayudará a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico. Los estándares son voluntarios, no tienen obligación legal y no establecen un conjunto de metas cuantitativas en cuanto a niveles de emisiones o métodos específicos de medir esas emisiones. Por el contrario, ISO 14000 se centra en la organización proveyendo un conjunto de estándares basados en procedimiento y unas pautas desde las que una empresa puede construir y mantener un sistema de gestión ambiental. En este sentido, cualquier actividad empresarial que desee ser sostenible en todas sus esferas de acción, tiene que ser consciente que debe asumir de cara al futuro una actitud preventiva, que le permita reconocer la necesidad de integrar la variable ambiental en sus mecanismos de decisión empresarial. Por eso podemos decir que esta norma se compone de 5 elementos, los cuales se relacionan a continuación con su respectivo número de identificación:
Auditorias Ambientales (14010 Principios generales - 14011 Procedimientos de auditorias, Auditorias de Sistemas de Gestión Ambiental - 14012 Criterios para certificación de auditores)
Evaluación del desempeño ambiental (14031 Lineamientos - 14032 Ejemplos de Evaluación de Desempeño Ambiental)
Análisis del ciclo de vida (14040 Principios y marco general- 14041 Definición del objetivo y ámbito y análisis del inventario - 14042 Evaluación del impacto del Ciclo de vida- 14043 Interpretación del ciclo de vida - 14047 Ejemplos de la aplicación de iso14042- 14048 Formato de documentación de datos del análisis)
Etiquetas ambientales (14020 Principios generales- 14021 Tipo II - 14024 Tipo I - 14025 Tipo III)
Términos y definiciones (14050 Vocabulario)
Principios de las Normas ISO 14000.
Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas sobre la base de los siguientes principios:
- Deben resultar en una mejor gestión ambiental;
- deben ser aplicables a todas las naciones;
- deben promover un amplio interés en el publico y en los usuarios de los estándares;
- deben ser costo efectivas, no prescriptivas y flexibles, para poder cubrir diferentes necesidades de organizaciones de cualquier tamaño en cualquier parte del mundo; como parte de su flexibilidad,
- deben servir a los fines de la verificación tanto interna como externa; deben estar basadas en conocimiento científicos; y por sobre todo, deben ser practicas, útiles y utilizables.
Podemos decir que un formulario es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmision de registro y control de la informacion relacionada con las operaciones de la organización. En su aspecto físico o material, podemos calificarlo como un instrumento que contiene datos impresos o fijos en espacios en blacos, en donde se escribiran datos variables, que serviran para realizar una serie de datos operaciones de diversa indole, o como también un documento impreso destinado a que sea llenado con datos con un fin determinado y en un orden preestablecido. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice. Hasta la aparición de los formularios, en la mayoría de las ocasiones era el propio solicitante que tenía que escribir en un documento en blanco no sólo sus datos personales, sino los motivos por los que se realizaba la petición, por lo que en muchas ocasiones había errores de contenido o la petición que se solicitaba era confusa y la persona tenía que volver a tramitar otra vez el documento, ya fuera este u otros motivos, llevaron a la administración y a las empresas a elaborar una serie de documentos tipo en los que estuviera ya la información o el tipo de petición que se necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario de registro y, al mismo tiempo, a la administración a la empresa la búsqueda de la información que este requiriese. El usuario solo tendría que rellenar algunos espacios con sus datos y marcar, entre las opciones que se le ofrecen, la que más se ajuste a sus necesidades.
Existen infinidad de formularios para todo tipo de necesidades de cualquier persona. Ya sea para tramitar una baja o un alta laboral, una petición de subvenciones, la creación una empresa, etc. lo que sí es importante tener en cuenta es preguntar siempre en la zona de información cual es el formulario que necesitaremos en concreto, para evitar rellenar uno que, al final, no nos sirva para nuestro interés. La importancia de los formuiarios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la organización y con todos sus niveles.
Tipos de Formularios.
Los podemos clasificar de la siguiente manera:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola Carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Objetivo De los Formularios.
Los objetivos que deben cumplir los formulario para la organizacion son los siguientes:
Diseño de Formularios.
Debemos considerar ciertos aspectos para diseñar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Líneas y letras
Sirven para separar las zonas de información o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.
Las líneas pueden ser:
- Fina paralela.
- Fina
- De medio punto
- De un punto
- De puntos
- De guiones.
Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.
Consideración para la elaboración de formularios.
Creo no equivocarme mucho señalando los siguientes tres factores como causantes principales de los malos diseños:
a) El programador es quien hace habitualmente el diseño: Mientras que para el diseño de páginas web se considera necesaria la participación de especialistas en el diseño de interfaces, no ocurre lo mismo cuando debe diseñarse algún formulario. Es muy habitual considerar que un formulario no es más que el resultado del análisis de datos que debe realizar todo analista o programador. Lo que se obtiene al final es un formulario que no tiene en cuenta la terminología del usuario y que por lo general guía poco y controla mucho.
b) No existen guías completas de diseño: La mayor parte de literatura relativa a formularios se limita a listas de directrices como la de Shneiderman expuesta anteriormente. En algunos casos, las empresas productoras proporcionan sus propias guías de diseño. Es el caso, por ejemplo, de Microsoft con sus guías de diseño para Windows y de las guías de Sun para interfaces Java. Pero estas guías se quedan la mayor parte de las veces en el diseño externo sin entrar en la parte de interacción y en muchos casos entran en contradicción las unas con las otras.
c) Se crean por copia: Aunque existen herramientas de ayuda para el diseño y codificación de formularios, la mayor parte de desarrolladores prefieren, porqué acostumbra a ser más productivo, empezar el diseño de un formulario a partir de la copia de otro anterior. La consecuencia es que se van heredando tanto los buenos como los malos diseños.
Controles de formularios.
Cuando un usuario está frente a un formulario ya ha tomado la decisión de registrarse o comparar. Si el usuario no completa el proceso por problemas de usabilidad, se produce el peor fracaso posible para un sitio web, perder un usuario ya convencido y dispuesto. El adecuado uso de radio-buttons, check-boxes, combos y campos de texto es un factor decisivo para el éxito del formulario. Cuando un usuario se decide a completar un formulario ya ha tomado una decisión (compra, suscripción, registro, etc.) y esta dispuesto a llevarla a cabo, el sitio web ha tenido éxito y solo falta "rematar la faena". Entre la intención del usuario y una cumplimentación exitosa el factor más importante es la usabilidad. De ella dependerá su ratio de cumplimentación, es decir, el cociente entre el número de usuarios que finalizan el formulario y número total de usuarios que lo comienzan.
Radio buttons:
Se utilizan para restringir la respuesta a una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una. En algunos casos esto se hace porque realmente solo es posible una respuesta, por ejemplo, "sexo: hombre o mujer".
En el enunciado de la pregunta es importante que quede claro que se trata de optar entre las respuestas. Las opciones han de ser redactadas de tal manera que forzosamente alguna de ellas satisfaga al usuario. Han de ser claramente excluyentes entre ellas y no ha de tener sentido contestar dos al mismo tiempo. En caso de que haya duda y que sea posible que ninguna de las respuestas sea adecuada, se ha de incluir una opción tipo "No aplicable", "Otros" o "No sabe/no contesta". En cualquier caso, si se llega a esta situación recomiendo revisar la pregunta y las opciones, puesto que esta duda suele ser indicador de una inadecuada redacción.
La redacción de las respuestas es esencial porque muchos usuarios no leen el enunciado de la pregunta y solo lo infieren del conjunto de respuestas posibles.
Generalmente si las posibles respuestas son largas y más de dos, es mejor la alineación vertical. Aunque si la respuesta tiene solo dos posibilidades, tipo "sexo", se puede optar también por presentarlas en horizontal, para ocupar menos espacio.
Lo que nunca se debe hacer es insertar varias líneas de texto o espacios entre los radio buttons porque las posibles opciones quedan demasiado lejos unas de otras, no queda claro en un vistazo rápido que se ha de escoger solo una y obliga a leer atentamente los textos.
El número máximo de opciones oscila dependiendo de su longitud y complejidad. Si las opciones son cortas y sencillas, hasta un máximo de cinco sería aceptable.
Combos
Los combos se utilizan para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una.
La gran diferencia es que las respuestas de los combos están ocultas para ocupar menos espacio en el formulario. Sin embargo para que los combos sean usables deben contener opciones más simples que en los radio-buttons.
Los combos se utilizan para evitar errores en la introducción de información, pero en ese sentido solo se deben utilizar cuando la importancia de la corrección de los datos sea tan crítica que obligue a ello. No es razonable utilizar combos indiscriminadamente y para opciones innecesarias u otras demasiado largas. Por ejemplo, si en el combo "país" se incluyen todos los países del mundo se hace muy difícil de utilizar. El usuario escribe antes el nombre del país manualmente que seleccionándolo en un combo de más de 100 opciones. Además "país" en la mayoría de los casos no es un campo crítico y su ratio de errores muy bajo.
Check-boxes
Los check-boxes se utilizan en dos casos:
1) Para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de las cuales es posible escoger varias.
En este caso se suelen utilizar para recoger información de los usuarios acerca de preferencias, gustos o cualquier otro tipo de pregunta que requiera una respuesta múltiple y variada.
2) Para presentar una única opción que no es obligatoria. Por ejemplo, confirmar la lectura de cláusulas de contratos, optar por recibir correos electrónicos con publicidad, etc. Para que se produzca una confirmación real y consciente del usuario, la check-box deberá aparecer por defecto sin marcar, en caso contrario el usuario puede perder confianza en el sitio e interpretar su política como engañosa.
En este ejemplo del registro para el correo de Yahoo podemos ver ambos usos, aunque en el primero optan por marcar por defecto la opción de recibir publicidad.
Campos de texto
Recomendaciones generales.
Para evitar la incomodidad del cambio entre teclado y ratón, es recomendable, cuando tenga sentido, agrupar por un lado los controles que se manejan con el ratón (radio-buttons, check-boxes, combos) y por otro los que se manejan con el teclado (campos de texto), en lugar de alternarlos.
Respecto a la situación, tanto los "radio button" como los "check-box" siempre se han situar a la izquierda de la etiqueta del campo, así se favorece la alineación vertical de todos los controles. Por el contrario los combos y los campos de texto deben situarse a la derecha de la etiqueta del campo.
Manuales Administrativos.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos. Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes:
Ventajas:
1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.
4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificacióny compensación del personal clave.
6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
Desventajas:
1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización. Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Objetivos.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
Procedimiento general para la elaboración de Manuales Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
Elaboración del Manual.
Se establece, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica.
Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Los podemos clasificar de la siguiente manera:
- Segun por su Forma.
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
Entre otras clasificaciones:
- Según por uso:
Interno
Externo
- Según su finalidad:
Formulario de uso breve.
Fomulario eventual de uso unico.
Formulario provisionales o de prueba.
Formas definitivas o reiterativas.
- Según por su empleo:
Formularios que constituyen documentos fuentes.
formularios que constituyen una base de datos.
Los objetivos que deben cumplir los formulario para la organizacion son los siguientes:
- Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
- Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
- Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
- Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:
- Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.
- Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.
- Facilita el uso de la información dentro del proceso.
- Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.
- Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
- Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
- Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
Diseño de Formularios.
Debemos considerar ciertos aspectos para diseñar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
- Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
- Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.
Líneas y letras
Sirven para separar las zonas de información o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.
Las líneas pueden ser:
- Fina paralela.
- Fina
- De medio punto
- De un punto
- De puntos
- De guiones.
Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.
Consideración para la elaboración de formularios.
- Dar un título al formulario que exprese claramente su función.
- Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
- Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos, por ejemplo: nombre, primer apellido y segundo apellido es un grupo lógico.
- Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas.
- Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.
- Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mimas palabras para los mismos conceptos.
- El tamaño visible del campo debe corresponderse con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.
- Permitir el movimiento del cursor por medio del teclado y no solo con el mouse.
- Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los caracteres que ha introducido en los campos.
- En donde sea posible, impedir que el usuario introduzca valores incorrectos. Por ejemplo, impedir que introduzca caracteres alfabéticos en campos que solo admiten valores numéricos.
- Si introduce valores incorrectos, indicar en un mensaje cuales son los correctos.
- Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido valores incorrectos. Si es posible, no esperar a que haya rellenado el formulario totalmente. (En relación a este punto, debo indicar que no estoy totalmente de acuerdo con esta directriz. Muchas veces las validaciones inmediatas pueden ser vividas por el usuario como un control excesivo y frustrante. En artículos posteriores entraré más en detalle en este tema)
- Marcar claramente los campos opcionales. (De todas maneras, en muchos casos será preferible marcar claramente los campos obligatorios. También en artículos posteriores entraré más en detalle en este punto). Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los valores válidos al lado de los campos.
- Dejar clara la acción que debe hacer el usuario al terminar de rellenar el formulario. Por qué los formularios no se diseñan correctamente.
Creo no equivocarme mucho señalando los siguientes tres factores como causantes principales de los malos diseños:
a) El programador es quien hace habitualmente el diseño: Mientras que para el diseño de páginas web se considera necesaria la participación de especialistas en el diseño de interfaces, no ocurre lo mismo cuando debe diseñarse algún formulario. Es muy habitual considerar que un formulario no es más que el resultado del análisis de datos que debe realizar todo analista o programador. Lo que se obtiene al final es un formulario que no tiene en cuenta la terminología del usuario y que por lo general guía poco y controla mucho.
b) No existen guías completas de diseño: La mayor parte de literatura relativa a formularios se limita a listas de directrices como la de Shneiderman expuesta anteriormente. En algunos casos, las empresas productoras proporcionan sus propias guías de diseño. Es el caso, por ejemplo, de Microsoft con sus guías de diseño para Windows y de las guías de Sun para interfaces Java. Pero estas guías se quedan la mayor parte de las veces en el diseño externo sin entrar en la parte de interacción y en muchos casos entran en contradicción las unas con las otras.
c) Se crean por copia: Aunque existen herramientas de ayuda para el diseño y codificación de formularios, la mayor parte de desarrolladores prefieren, porqué acostumbra a ser más productivo, empezar el diseño de un formulario a partir de la copia de otro anterior. La consecuencia es que se van heredando tanto los buenos como los malos diseños.
Controles de formularios.
Cuando un usuario está frente a un formulario ya ha tomado la decisión de registrarse o comparar. Si el usuario no completa el proceso por problemas de usabilidad, se produce el peor fracaso posible para un sitio web, perder un usuario ya convencido y dispuesto. El adecuado uso de radio-buttons, check-boxes, combos y campos de texto es un factor decisivo para el éxito del formulario. Cuando un usuario se decide a completar un formulario ya ha tomado una decisión (compra, suscripción, registro, etc.) y esta dispuesto a llevarla a cabo, el sitio web ha tenido éxito y solo falta "rematar la faena". Entre la intención del usuario y una cumplimentación exitosa el factor más importante es la usabilidad. De ella dependerá su ratio de cumplimentación, es decir, el cociente entre el número de usuarios que finalizan el formulario y número total de usuarios que lo comienzan.
Se utilizan para restringir la respuesta a una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una. En algunos casos esto se hace porque realmente solo es posible una respuesta, por ejemplo, "sexo: hombre o mujer".
En el enunciado de la pregunta es importante que quede claro que se trata de optar entre las respuestas. Las opciones han de ser redactadas de tal manera que forzosamente alguna de ellas satisfaga al usuario. Han de ser claramente excluyentes entre ellas y no ha de tener sentido contestar dos al mismo tiempo. En caso de que haya duda y que sea posible que ninguna de las respuestas sea adecuada, se ha de incluir una opción tipo "No aplicable", "Otros" o "No sabe/no contesta". En cualquier caso, si se llega a esta situación recomiendo revisar la pregunta y las opciones, puesto que esta duda suele ser indicador de una inadecuada redacción.
La redacción de las respuestas es esencial porque muchos usuarios no leen el enunciado de la pregunta y solo lo infieren del conjunto de respuestas posibles.
Generalmente si las posibles respuestas son largas y más de dos, es mejor la alineación vertical. Aunque si la respuesta tiene solo dos posibilidades, tipo "sexo", se puede optar también por presentarlas en horizontal, para ocupar menos espacio.
Lo que nunca se debe hacer es insertar varias líneas de texto o espacios entre los radio buttons porque las posibles opciones quedan demasiado lejos unas de otras, no queda claro en un vistazo rápido que se ha de escoger solo una y obliga a leer atentamente los textos.
El número máximo de opciones oscila dependiendo de su longitud y complejidad. Si las opciones son cortas y sencillas, hasta un máximo de cinco sería aceptable.
Combos
Los combos se utilizan para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una.
La gran diferencia es que las respuestas de los combos están ocultas para ocupar menos espacio en el formulario. Sin embargo para que los combos sean usables deben contener opciones más simples que en los radio-buttons.
Los combos se utilizan para evitar errores en la introducción de información, pero en ese sentido solo se deben utilizar cuando la importancia de la corrección de los datos sea tan crítica que obligue a ello. No es razonable utilizar combos indiscriminadamente y para opciones innecesarias u otras demasiado largas. Por ejemplo, si en el combo "país" se incluyen todos los países del mundo se hace muy difícil de utilizar. El usuario escribe antes el nombre del país manualmente que seleccionándolo en un combo de más de 100 opciones. Además "país" en la mayoría de los casos no es un campo crítico y su ratio de errores muy bajo.
Los check-boxes se utilizan en dos casos:
1) Para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de las cuales es posible escoger varias.
En este caso se suelen utilizar para recoger información de los usuarios acerca de preferencias, gustos o cualquier otro tipo de pregunta que requiera una respuesta múltiple y variada.
2) Para presentar una única opción que no es obligatoria. Por ejemplo, confirmar la lectura de cláusulas de contratos, optar por recibir correos electrónicos con publicidad, etc. Para que se produzca una confirmación real y consciente del usuario, la check-box deberá aparecer por defecto sin marcar, en caso contrario el usuario puede perder confianza en el sitio e interpretar su política como engañosa.
En este ejemplo del registro para el correo de Yahoo podemos ver ambos usos, aunque en el primero optan por marcar por defecto la opción de recibir publicidad.
- Se utilizan cuando se quiere permitir cualquier tipo de respuesta a una pregunta del formulario. Son los preferidos por los usuarios que saben que pueden escribir casi cualquier cosa.
- La longitud del campo es importante porque da a los usuarios la clave sobre la longitud de la respuesta esperada, ello les hace ajustarla y comprender mejor la pregunta. Por ejemplo, pueden deducir que si su respuesta ocupa más espacio del disponible posiblemente no sea la adecuada.
- La fecha es uno de los campos de texto que más errores genera en la mayoría de los formularios. En mi opinión el formato más adecuado para la mayoría de los casos es este:
- Una validación de errores tolerante con la falta de ceros a la izquierda y que también acepte solo dos dígitos en el año evitará mensajes de error innecesarios.
- En la validación de campos de texto, se recomienda aceptar algunos "errores" comunes como espacios en los números de teléfono, los puntos de millares o el uso indistinto de mayúsculas o minúsculas.
Para evitar la incomodidad del cambio entre teclado y ratón, es recomendable, cuando tenga sentido, agrupar por un lado los controles que se manejan con el ratón (radio-buttons, check-boxes, combos) y por otro los que se manejan con el teclado (campos de texto), en lugar de alternarlos.
Respecto a la situación, tanto los "radio button" como los "check-box" siempre se han situar a la izquierda de la etiqueta del campo, así se favorece la alineación vertical de todos los controles. Por el contrario los combos y los campos de texto deben situarse a la derecha de la etiqueta del campo.
Manuales Administrativos.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos. Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes:
1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.
4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificacióny compensación del personal clave.
6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización. Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
- Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).
- Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
- Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).
- Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos).
- Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos).
- Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).
- Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).
- Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).
- Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).
- Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
- Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
- Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).
Clasificación de los manuales administrativos
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
- Por su contenido.
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
- Por su función específica:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.).
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
- General.
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
- Específico.
Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.
Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
- Planificación del Trabajo:
- Búsqueda de la Información:
- Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
- Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
- Análisis de la Información.
Elaboración del Manual.
- La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
- La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
- El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica.
Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario